Bom dia a todos!

Satisfeitos anunciamos uma importante atualização na gestão dos pagamentos e a faturação do nosso sistema de gestão hoteleira Zak (o irmão caçula de WuBook). O “menino” cresce e com a última esticada que deu inicia a ter a aparência de um adolescente mas ainda com as pernas mais longa que o normal…  por isso já estava na hora de atualizar o sistema de faturação e pagamentos que não respeitava todas as exigências do trabalho diário. Tomamos a difícil decisão de refaze-lo do zero para ser mais claro, as novidades são muitas e interessantes. Vou tentar explicar em seguidas todos os detalhes.

A atualização será publicada na próxima semana, a partir desse momento, serão disponíveis as duas formas de emitir notas e faturas: a velha (atualmente em uso) e a nova. As duas plataformas são compatíveis e funcionarão em conjunto por aproximativamente um mês. Nesse período convidamos todos vocês a utilizar o novo sistema para testá-lo completamente, vamos a manter o atual (velho) por um mês para eventuais (esperamos que não precise) falhas. Cuidado: não é recomendado efetuar faturamentos parciais de uma única reserva misturando os dois sistemas. Se decidimos de faturar uma reserva com o sistema novo é preciso faturar o total da reserva com esse sistema. Si se decide de iniciar a faturar uma reserva com o velho sistema tem que utilizar o “velho” até o fechamento final.

Ao passar o período de convivência e adaptação ao novo sistema, iremos a eliminar definitivamente o velho. Junto com o velho sistema desaparecerão os pagamentos como os conhecemos agora. O link para adicionar um pagamento, não será visível, porque não vai ser mais possível adicionar um pagamento sem ter emitido um documento associado fiscal. Dessa forma queremos evitar qualquer irregularidade na fase de produção das estatísticas e dados do negócio.

Então os pagamentos serão emitidos sempre a partir do interno das faturas e serão parte integrante delas. Um dos pontos interessantes e que agora será possível emitir faturas com pagamentos futuros (30/60 dias). Para as demais será possível escolher o tipo de pagamento e a conta de destino dessa entrada. Isso e muito importante porque estamos pondo as primeiras pedras para construir o caminho até a gestão dos caixas (diferentes caixas) para os pagamentos, a faturação e a faturação das agências (faturas acumulativas e possíveis reconciliações com as agencias on-line/off-line).

Os documentos que poderão ser emitidos são de 4 tipos:

• Fatura
• Recibo
• Nota de credito
• Ofertas / Pro-forma

C

araterísticas dos Recibos é que podem ser numerados o não numerados. Os recibos não numerados podem ser convertidos em qualquer momento em faturas ou recibos numerados (por isso que terão um serial de referência) não poderá ser o inverso. Uma vez que um recibo e convertido em um recibo numerado não poderá voltar a ser um recibo sem numeração. Todos esses documentos estarão associados aos respectivos pagamentos que sempre deverão corresponder com os valores presentes nos documentos. Adicionando extras, o se aumentam os valores de algum serviço a faturar será preciso modificar/atualizar os valores para que entre documentos e pagamentos não exista descoordenação.

As ofertas o faturas pro-forma não são incluídas no fluxo de caixa, porque são ofertas presumidas e não tem datas ou formas de pagamentos. Não tem nenhum valor fiscal e se utilizam so quando queremos fazer uma oferta a um cliente pessoalmente acompanhada por um documento. É gerada uma reserva com todos os detalhes da eventual oferta para ser entregada ao cliente. Incluindo uma data de validade que limito o tempo da proposta.

As nota de credito, são documentos que sempre fazem referência a outros documentos emitidos: as faturas. São retificações / ajuste, por isso que a referência e os serviços da fatura original são claras. Os pagamentos das notas de créditos são sempre negativos porque são devoluções. Também os valores dos pagamentos/devoluções tem que coincidir com os importes detalhados no documento.

Outra ótima novidade e a possibilidade de emitir faturas “desligadas” da hospedagem. Isso vai ser útil para quem quer gerenciar com único sistema de faturação outros serviços dentro do mesma estrutura como um pequeno restaurante, lanchonete etc. temos adicionado uma ícone na barra superior para que seja sempre possível acessar a sessão de faturação. Também será possível acessar a emissão de faturas das reservas desse icone, adicionando o código da reserva interessada.

Em último, quais a novidades a vir? O que devemos esperar? Que ainda esta faltando?

Em relação a faturação estamos trabalhando na criação de relatórios mas apurados melhorando o que pode ser visto hoje no em arquivos/faturas. Queremos adicionar filtros para que a busca seja refinada (faturas cobradas, faturas pendentes a receber, balancete do dia, faturação do dia, etc.) e dedicar bastante atenção ao “trend” do negócio. É necessário para que gerencia e opera o sistema ter sempre em vista os números, o níveis de negócio da empresa.

A possibilidade de personalizar a estética das faturas nunca fui prioridade mas sim uma possibilidade. Acredito que será feito em breve. No momento seguimos com o padrão atual para não complicar a mudança que e já bastante grande, mas de qualquer forma está melhoria está nos nossos planos.

Nos próximos artigos a seguir, iremos dar mais detalhes a nível operacional, incluindo uma pequena guia para como emitir faturas com o novo sistema.

Atenciosamente.